10 Tips Excel Yang Dijamin Menjimatkan Masa Anda

2,865

Jika anda bekerja di mana-mana organisasi, kemahiran menggunakan Microsoft Excel akan sangat membantu anda samada untuk menyelesaikan tugasan atau menyusun data-data yang diperlukan. Terutamanya jika ia menglibatkan data-data yang banyak.

Menggunakan Excel untuk menyempurnakan tugasan kadang kala boleh menyebabkan anda menghabiskan masa yang lama jika tidak kena tekniknya. Walaupun anda sudah mahir menggunakan Excel, sangat penting untuk anda mengetahui teknik yang betul supaya anda tidak membazir banyak masa dan memanfaatkan fungsi yang ada di Excel.

Microsoft telah menyediakan fungsi yang pelbagai dalam kaedah yang berbeza bagi membolehkan anda menyempurnakan tugasan anda dengan lebih pantas.Namun, anda mungkin tidak dapat memanfaatkannya sekiranya anda tidak menggunakan teknik-teknik yang disediakan.

Walaupun tips ini mungkin hanya menjimatkan masa anda untuk beberapa saat sahaja setiap kali anda menggunakan Excel. Namun, jika anda boleh mengintergrasikannya dengan proses kerja yang sedia ada. Pastinya ia akan memberikan penjimatan dari segi masa yang cukup banyak.

1. Ubah Cell Dengan F2

Ini mungkin tips yang paling mudah dan menjimatkan masa anda. Cara yang paling biasa digunakan adalah dengan mengklik dua kali pada cell. Namun jika anda memproses data yang banyak, menukar dari tetikus kepada papan kekunci setiap kali mengubah data akan menyebabkan masa yang sangat lama dihabiskan untuk tugasan tersebut sahaja.

Dengan menekan F2 anda boleh meminda butiran pada cell yang anda inginkan. Ini membolehkan anda pergi dari satu cell ke satu cell yang lain tanpa memerlukan pergerakan keluar daripada papan kekunci. Ia mungkin mengambil sedikit masa untuk anda mahir dengan fungsi tersebut. Namun, bila anda sudah biasa dengannya pastinya tugasan anda akan menjadi lebih pantas.

2. Guna Split Windows Selain Freezing Panes

Dengan menggunakan Freezing Panesanda boleh melihat beberapa bahagian dalam sesuatu masa. Tetapi ada cara yang lebih pantas jika anda ingin menggunakan fungsi tersebut secara sementara sahaja.

Sumber : http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

Pergi kepada Tab View dan klik SplitIa akan menjadikan tetingkap terbahagi kepada empat bahagian. Anda boleh melaraskan dengan menarik pemisah (border) yang berada di tengah-tengah bahagian tersebut. Berbanding dengan Freezing Panes, cara ini lebih praktikal untuk anda yang ingin menggunakannya untuk tempoh yang sekejap sahaja.

Read More  Cara Untuk ‘Embed Font’ Dalam Dokumen Microsoft Word

3. Gunakan F4 Untuk Mengulangi Proses

Jika anda perlu mengulangi tugasan yang sama beberapa kali, butang F4 boleh membantu anda mengautomasikan proses tersebut. Contohnya, anda perlu memadamkan beberapa row yang sama dari satu spreadsheet.

Sumber : http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

.Anda boleh menggunakan Shift + Space untuk memilih keseluruhan row tersebut

Sumber: http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

Kemudian gunakan Ctrl + – untuk padamkan row tersebut

Sumber: http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

Kemudian anda perlu tekan F4 untuk arahan memadam jika ada row lain untuk dipadam

Sumber :http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

Teknik ini boleh digunakan pada pelbagai proses yang lain. Contohnya, anda boleh memilih sebahagian cell, kemudian gunakan stail yang sama pada bahagian lain pada dokumen anda dengan semudah menekan F4.

4. Masukkan Masa dan Tarikh

Bukanlah menjadi kebiasaan untuk memasukkan tarikh dan masa ke dalam spreadsheet Excel. Walaubagaimanapun, Microsoft telah memudahkan anda untuk berbuat demikian

Ctrl + ; akan memasukkan tarikh semasa pada cell anda. Ctrl + Shift + ; akan memasukkan waktu semasa pada cell anda.

5. Gunakan Alt Key Untuk Memadankan Cells

Sangat mudah untuk membuat carta di dalam Excel, bagaimanapun untuk mempersembahkan ia dalam bentuk yang menarik mungkin sedikit sukar. Untuk menjadikan carta anda sebaris dengan cell dan kelihatan profesional. Anda tidak perlu membazir masa untuk menelitinya satu persatu.

Bina Carta anda, kemudian tekan ALT sewaktu anda melaraskan saiznya. Ia akan membantu anda untuk memadankan dengan garisan cell tersebut secara automatik.

Sumber: http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

Fungsi ini adalah standard kesemua versi Microsoft Excel. Jika anda mahukan apa-apa image atau elemen berpadanang dengan garisan cell tersebut. Makan anda hanya perlu menekan ALT sahaja.

6. Menyalin Formula Excel

Apabila anda menarik cell yang mengandungi formula, biasanya rujukan cell tersebut turut akan berubah mengikut turutannya. Ia memang menjadi kebiasaan untuk mana-mana formula Excel, namun kadang-kadang anda memerlukan cell yang seterusnya mengandungi formula yang sama.

Read More  Membuka Akaun Bank Untuk Bisnes

Pergi kepada cell yang mengandungi formula yang ingin anda salin dan kemudian tekan Ctrl + ‘. Ini akan menjadikan hasil formula tersebut sama seperti formula asal yang anda salin tanpa mengubah rujukan cell tersebut.

7. Tetapan Mengikut Format Keutamaan Anda

Bagi kebanyakan pengguna Excel, mereka mempunyai format tersendiri apabila mereka mencipta dokumen baru, seperti jenis font, jumlah sheet dan sebagainya. Dengan hanya beberapa tetapan mudah ia akan menjadikan ia akan menjadi tetapan yang tetap pada setiap dokumen baru yang dicipta. Jadi anda tidak perlu membazir masa menukar tetapan setiap kali anda mencipta dokumen baru.

Pergi kepada File > Options. Pada General, lihat pada setting yang bertulis When creating new workbooks.

Sumber:http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

Seperti yang anda lihat di atas, anda menukar saiz dan jenis font, paparan asal, dan jumlah sheet yang akan dimasukkan pada fail yang akan anda cipta. Ini adalah satu kelebihan bagi Excel. Jadi menetapkan keutamaan pada Excel pastinya akan menjimatkan masa anda dengan banyak.

8. Memanfaatkan Quick Access Toolbar

Sebagai pengguna Excel pastinya anda menggunakan Quick Access Toolbar. Namun tahukan bagaimana anda boleh menyesuaikan mengikut keperluan anda?

Sumber:http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

Excel memberikan pengguna akses bagi fungsi Save, Undo, Redo yang terletak pada bahagian atas di sebelah kiri skrin. Untuk menambah command anda perlu klik pada kanan Ribbon dan memilih Customize Quick Access Toolbar.

.Anda boleh memasukkan fungsi-fungsi dengan mudah seperti memasukkan carta, pintasan untuk anda menggunakan Windows Ink dengan segera. Ia sangat berbaloi dengan menggunakan pelbagai pilihan yang ada untuk menguruskan kerja-kerja yang biasa anda lakukan. Gunakan semua kemudahan dan pintasan yang ada, ia pastikan akan menjimatkan masa apa anda melayari Ribbon yang ada.

9. Menerangkan Functions

Adakah anda pernah membuat Spreadsheets Excel yang kompleks dan anda terpaksa menghabiskan banyak masa untuk menerangkan kepada rakan sekerja anda bagaimana ia formula tersebut berfungsi? Anda mungkin tidak perlu melakukannya lagi selepas ini.

Read More  Tips Schedule Email di Gmail

Tambahkan item di bawah pada hujung formula anda dan ia akan menerangkan mengenai kerja-kerja anda kepada rakan sekerja anda.

+N("your comment goes here")

Ini menjadikan ia sangat mudah untuk menerangkan apa di sebalik formula yang anda gunakan tersebut.

Sumber:http://www.makeuseof.com/tag/excel-timesavers/

Namun, jika anda terlalu kerap menggunakan fungsi ini di dalam dokumen anda, ia akan menyebabkan dokumen anda penuh dengan terlampau banyak tulisan. Sekiranya, anda menginginkan pengguna lain untuk mendapatkan penerangan mengenai formula tersebut, anda boleh meninggalkan nota ringkas yang boleh menjimatkan masa anda di masa hadapan.

10. Formatting Shortcuts

Menggunakan formatting pada cell akan menjadikan konten yang dipaparkan di spreadsheet kelihatan menarik dan sempurna. Walaubagaimanapun, ia juga boleh memakan masa jika anda menggunakan menu dropdown pada Ribbon untuk berbuat demikian. Anda boleh mengunakan pintasan ini untuk memudahkan kerja anda.

  • Ctrl + Shift + 1 — Format nombor kepada dua titik perpuluhan
  • Ctrl + Shift + 4 — Format sebagai matawang
  • Ctrl + Shift + 5 — Format sebagai peratusan
  • Ctrl + Shift + 6 — Format sebagai nombor di index

Pintasan ini mungkin agak sukar untuk diingati, tetapi dengan simbol yang ada pada papan kekunci ia dapat memberikan gambaran kepada anda untuk melihat perkara tersebut.

Untuk format dalam currency, lihat sahaja pada simbol $, untuk percentage lihat sahaja pada simbol %, dan bagi index and boleh lihat pada power symbol. 

Jimatkan Masa Untuk Perkara Yang Lebih Penting

Sesuai dengan fungsinya, Excel merupakan alat yang sangat produktif. Fungsi utamanya adalah menjadikan kerja-kerja yang berkaitan spreadsheet lebih mudah dan pantas.

Menyediakan workbook bukanlah satu tugasan mudah, tetapi banyak cara dan kaedah yang boleh digunakan untuk mempercepatkan pelbagai bahagian dan proses.

Menambah pengetahuan Excel bukanlah bermakna anda perlu mempelajari fungsi baru atau membangunkan fungsi-fungsi yang kompleks seperti VBA. Memperbanyakkan pintasan, atau mengenalpasti cara untuk mempercepatkan proses yang berulang mungkin boleh memanfaatkan kepada anda.

Penghargaan kepada MakeUseOf atas penerbitan artikel asal dalam bahasa Inggeris. Anda boleh mengujunginya di sini.

Anda mungkin juga berminat dengan Artikel lain dari pengarang

Komen

Sebentar...