Zoho Books – Sistem Perakaunan Bermutu Tinggi

590

Zoho mempunyai hampir 25 juta pengguna sejak ditubuhkan pada tahun 1996. Pelbagai produk yang ditawarkan, dari sistem pengurusan sumber manusia sehinggalah ke sistem kewangan. Artikel ini akan mengupas lebih lanjut mengenai Zoho Books, salah satu produk terbaik dan terlaris dari Zoho. Zoho Books telah memenangi pelbagai anugerah, antaranya Expert’s Choice 2016, Supreme Software 2016, Great User Experience 2017 dan banyak lagi.

Kredit : Tech Harvest

Apabila pertama kali anda mendaftar masuk, anda akan melalui setup yang telah disediakan untuk memudahkan anda terus mengakses Zoho Books. Setup ini mengandungi 4 bahagian iaitu Organization Details – di mana anda akan memasukkan maklumat syarikat anda, Features – anda boleh mengaktifkan atau menyahaktifkan fungsi Zoho Books yang anda inginkan, Taxes – anda boleh memasukkan kadar cukai seperti GST atau SST, dan akhir sekali Online Payments – ciri unik yang membolehkan anda menerima bayaran secara online. Dengan melengkapkan setup ini anda boleh terus menggunakan Zoho Books.

Kredit : Tech Harvest

Mungkin anda tidak pasti bagaimana pertama kali untuk menggunakan sistem ini. Jangan risau kerana video ini adalah perkara pertama yang anda akan temui dan akan menerangkan kepada anda lebih lanjut mengenai fungsi-fungsi yang terdapat dalam Zoho Books untuk anda cuba.

Kredit : Tech Harvest

Selain video penerangan, Zoho menyediakan kepada anda dokumentasi sistem yang lengkap. Anda boleh merujuk sebarang persoalan atau ketidakpastian tentang sebarang fungsi di Zoho Books. Setiap persoalan dijawab dengan penerangan yang jelas dan lengkap untuk anda mudah memahami.

Kredit : Tech Harvest

Pembekal atau klien, Zoho Books menyediakan fungsi ini untuk memudahkan anda melakukan transaksi yang sering berulang. Kini anda tidak perlu untuk menaip semula maklumat syarikat di setiap invois. Hanya pilih dari kenalan yang disimpan, dan semua maklumat akan dimasukkan secara automatik. Anda juga boleh memasukkan maklumat tambahan seperti maklumat pekerja, dan senarai harga yang khas untuk klien tetap anda.

Kredit : Tech Harvest

Anda boleh menetapkan diskaun untuk klien tetap anda di Zoho Books. Hanya masukkan peratus diskaun, dan anda boleh menetapkan kadar yang berbeza untuk setiap klien. Kini lebih mudah, tanpa perlu mengubah pengiraaan secara manual.

Kredit : Tech Harvest

Salah satu aspek penting dalam bisnes ialah inventori. Dengan Zoho Books, anda kini bukan sahaja dapat merekodkan transaksi kewangan, tetapi anda juga boleh memantau inventori syarikat anda. Sudah pasti dengan pengendalian inventori yang cekap, anda mampu membuat perubahan organisasi anda ke arah lebih profesional.

Read More  Bagaimana untuk Hentikan Video Auto-play dalam Chrome
Kredit : Tech Harvest

Anda boleh memasukkan setiap produk anda di sini, samada untuk anda memantau inventori atau sekadar untuk dimasukkan ke invois. Yang pasti, anda tidak perlu menaip setiap produk/servis di invois atau sebut harga. Kini, semuanya disimpan rapi di dalam sistem untuk apa sahaja kegunaan anda di masa hadapan.

Kredit : Tech Harvest

Ada produk yang rosak dan perlu dikembalikan? Atau ada salah pengiraan semasa stok baru sampai? Jangan risau, semua boleh direkodkan ke dalam sistem. Anda boleh memasukkan sebarang perubahan stok produk anda samada bertambah atau berkurang.

Kredit : Tech Harvest

Mudah bukan? Anda dapat melihat sebarang perubahan stok anda di sini. Setiap perubahan yang anda rekodkan akan mengubah jumlah stok dalam inventori anda dengan serta merta. Tiada lagi alasan untuk tidak menguruskan inventori barangan dagangan anda.

Kredit : Tech Harvest

Setiap perolehan masuk atau belanja keluar semuanya direkodkan dalam Zoho Books. Di sini anda dapat memantau keluar prestasi kewangan syarikat anda, dan untung samada dalam bentuk tunai, kredit atau pindahan wang. Malas untuk merekodkan transaksi deposit/pengeluaran dari bank? Anda juga boleh menyambungkan akaun ke bank pilihan anda untuk mengimport transaksi anda secara automatik.

Kredit : Tech Harvest

Samada sebut harga, sales order mahupun invois, semuanya boleh dilakukan dengan mudah di Zoho Books. Anda hanya perlu memasukkan beberapa maklumat seperti tarikh, jumlah produk dibeli/dijual sementara maklumat lain hanya perlu dimasukkan sekali sahaja. Anda juga boleh memasukkan jurujual bertugas untuk tujuan komisen dan sebagainya.

Kredit : Tech Harvest

Di bahagian barangan, sebut harga, invois dan sales order juga berkongsi paparan yang sama. Anda hanya perlu memilih kadar harga dan produk. Semua maklumat lain seperti harga dan cukai dikira secara automatik. Anda juga boleh memasukkan cas penghantaran atau lain-lain.

Kredit : Tech Harvest

Setelah selesai dimasukkan anda boleh mengubah status kepada dibayar/dalam proses/dibatalkan. Anda juga boleh memasukkan butiran bayaran dan status inventori anda akan berubah serta merta mengikut jumlah produk yang anda masukkan. Anda boleh memuat turun, mencetak atau mengemelkan ke klien dengan mudah.

Kredit : Tech Harvest

Jika anda menandakan untuk menghantar emel sebelum menyimpan, anda akan dialihkan ke halaman ini. Semua maklumat telah dimasukkan ke dalam emel, anda hanya perlu memasukkan alamat penghantar dan penerima. Anda juga boleh mengubah isi kandungan emel jika perlu.

Read More  Google Clips, Kamera Pintar Yang Menggunakan Teknologi Artificial Intelligence!
Kredit : Tech Harvest

Tahukah anda mengenai retainer invoice? Ianya sama seperti invois biasa, tetapi anda boleh meletakkan peratusan pendahuluan atau pembayaran secara penuh, melalui atas talian seperti Paypal. Klien anda boleh mengakses secara atas talian untuk melakukan bayaran.

Kredit : Tech Harvest

Di sini anda boleh merekodkan sebarang perbelanjaan syarikat. Samada dari pembelian stok produk baru, pembayaran bil, kos operasi dan sebagainya. Anda juga boleh memuat naik gambar resit untuk rujukan masa hadapan.

Kredit : Tech Harvest

Untuk pembayaran yang berulang, contohnya seperti bil ultiliti boleh dimasukkan di bahagian recurring expenses. Contohnya bil internet dengan kadar yang sama setiap bulan, bil tersebut akan dimasukkan secara automatik pada tempoh yang ditetapkan seperti pada hujung atau awal bulan.

Kredit : Tech Harvest

Di sini anda boleh memantau bayaran yang dibuat, samada yang anda masukkan secara manual atau melalui transaksi secara atas talian. Paparan bayaran diterima dan bayaran dibuat juga diasingkan untuk kemudahan anda.

Kredit : Tech Harvest

Sama seperti paparan invois sebelum, anda juga boleh memantau bil dengan fungsi yang sama. Anda boleh memuat turun, mencetak atau mengemelkan bil tersebut. Selain itu, bil yang belum dibayar selepas tamat tempoh akan dilabelkan sebagai overdue, sebagai peringatan untuk anda.

Kredit : Tech Harvest

Leceh untuk memasukkan pelbagai perbelanjaan satu demi satu? Fungsi ini membolehkan anda memasukkan banyak perbelanjaan pada satu masa, dengan hanya memerlukan maklumat yang penting sekaligus menjimatkan masa anda dalam mengemaskini kewangan syarikat.

Kredit : Tech Harvest

Anda sering memerlukan pekerja keluar untuk melakukan penghantaran ke klien? Zoho Books membolehkan anda merekodkan mileage claim bagi pekerja anda yang melakukan kerja di luar pejabat. Anda boleh menetapkan kadar bagi setiap kilometer atau bacaan meter.

Kredit : Tech Harvest

Bagi merekodkan mileage claim, anda hanya perlu memasukkan jarak perjalanan, tarikh dan pekerja. Kadar petrol/diesel per kilometer akan dikira secara automatik, termasuk cukai. Anda juga boleh memilih untuk memuat naik resit sebagai rujukan.

Kredit : Tech Harvest

Semasa anda diaudit oleh akauntan, mungkin ada kemungkinan berlaku ralat atau ada transaksi yang tidak direkodkan. Zoho Books menyediakan fungsi jurnal bagi akauntan untuk merekodkan sebarang transaksi yang tiada di dalam sistem.

Kredit : Tech Harvest

Untuk anda yang mempunyai syarikat dalam bidang seperti pemasaran, pembangunan perisian atau kursu latihan, anda pasti akan mendapati fungsi seterusnya ini sangat berguna. Selain perbelanjaan konvensional seperti kos overhead dan sebagainya, anda juga boleh menetapkan kos bekerja bagi tiap projek, dari bajet, tempoh masa sehinggalah ke bayaran upah bagi setiap jam.

Read More  Apakah Perbezaan Antara CC dan BCC Apabila Menghantar E-mel?
Kredit : Tech Harvest

Selain pelbagai fungsi ditawarkan Zoho untuk merekodkan perbelanjaan dan pendapatan syarikat, salah satu fungsi menarik ialah paparan laporan. Pelbagai jenis laporan boleh anda janakan dari jualan, perbelanjaan, inventori dan macam-macam lagi.

Kredit : Tech Harvest

Untuk anda mendapatkan pemahaman yang lebih komprehensif mengenai prestasi semasa syarikat, anda boleh menjana laporan kewangan keseluruhan seperti cash flow statement, profit and loss dan balance sheet. Laporan ini boleh anda muat turun dalam format PDF ataupun spreadsheet.

Kredit : Tech Harvest

Anda juga boleh menjana laporan inventori seperti inventory valuation untuk menilai aset anda dalam stok inventori dan Cost Lost Tracking untuk memantau ke mana masuk dan keluar produk anda. Sama seperti laporan lain, laporan inventori juga boleh dimuat turun dan diemelkan.

Kredit : Tech Harvest

Selain menjana laporan mengenai keluar masuk duit syarikat, anda juga boleh menjana laporan untuk memantau kadar cukaian yang dikenakan ke atas syarikat anda, dari bil ultiliti sehinggalah ke jualan produk. Semuanya direkodkan dengan paparan mudah untuk anda fahami.

Kredit : Tech Harvest

Bagi anda yang menggunakan khidmat akauntan, anda akan dapat memastikan laporan yang lebih tepat dengan fungsi laporan untuk akauntan. Antara laporan yang boleh dijana adalah seperti account transaction, general ledger dan trial balance.

Kredit : Tech Harvest

Anda tidak perlu untuk bersusah payah menjana laporan kewangan untuk mengetahui secara umum mengenai operasi syarikat anda. Di halaman dashboard, anda akan mendapati pelbagai maklumat kewangan anda dipaparkan dalam bentuk grafik yang menarik.

Kredit : Tech Harvest

Bayangkan pelbagai fungsi menarik ini boleh diakses dari telefon mudah alih anda. Menarik bukan? Samada anda menggunakan platform Android, iOS atau Windows, Zoho Books boleh didapati dengan mudah dari penyedia aplikasi anda. Bukan itu sahaja, anda juga dapat mengakses akaun syarikat anda dari jam pintar anda.

Kredit : Tech Harvest

Tiga pakej ditawarkan untuk sistem yang serba canggih ini. Antaranya, pakej Basic dengan harga $9 (RM39.02) sebulan, pakej Standard dengan harga $19 (RM82.39) dan pakej Profesional dengan harga $29 (RM125.75) sebulan. Harga yang berbaloi, dan sekiranya anda melanggan secara tahunan, anda cuma perlu membayar harga untuk sepuluh bulan sahaja. Apa pendapat anda? Kongsikan bersama kami.

Anda mungkin juga berminat dengan Artikel lain dari pengarang

Komen

Sebentar...